POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE
CLEAR MIND FACTORY
Version 9/04/2024
1/ Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?
La société Clear Mind Factory (ci-après « Nous ») est le responsable des traitements des données personnelles collectées lors de l’utilisation du Site www.clearmindfactory.com (ci-après notre « Site ») et des services associés à savoir la prise de notes dessinées, les dessins explicatifs, le coaching, l’autoformation (ci-après les « Services ») auprès de nos clients, prospects et visiteurs (ci-après « Vous »).
2/ Quels sont vos droits sur vos données ?
Vous pouvez accéder et obtenir copie des données vous concernant. Vous disposez pendant toute la durée du traitement d’un droit d’accès, de rectification, de portabilité et d’effacement de vos données ou d’une limitation de leur traitement.
Vous disposez également d’un droit d’opposition au traitement des données vous concernant et du droit de retirer votre consentement, conformément à la législation en vigueur. Ces droits ne s’appliquent pas lorsque le traitement est justifié par une obligation légale.
3/ Comment nous contacter pour exercer vos droits ?
Conformément à la réglementation sur la protection des données personnelles, vous pouvez exercer vos droits d'accès permanent, de modification, de rectification, d'opposition de portabilité et de limitation du traitement s'agissant des informations vous concernant en prenant contact soit par mail à l’adresse contact@clearmindfactory.com soit par courrier postal à : CLEAR MIND FACTORY, 17 Rue de la Meuse 68200 Mulhouse.
Afin de nous permettre de répondre rapidement, nous vous remercions de nous indiquer vos nom, prénom, email, adresse et le cas échéant votre référence client et préciser l'adresse à laquelle doit vous parvenir la réponse.
Si cela s’avère nécessaire, nous pourrons procéder à des vérifications d'identité afin de garantir la confidentialité et la sécurité de vos données. Dans certains cas, une copie d'un titre d'identité portant votre signature pourra vous être demandée. Une réponse vous sera alors adressée dans un délai d'un mois suivant la réception de la demande.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) à l’adresse https://www.cnil.fr/fr/plaintes .
4/ Pourquoi vos données personnelles sont-elles collectées ?
Vos données personnelles sont collectées lors de vos demandes de devis et d’information au travers de notre formulaire de contact que vous nous transmettez volontairement.
Vos données personnelles sont collectées pour l’exécution, le suivi et la facturation de nos Services.
Le traitement de vos données personnelles est alors nécessaire à l'exécution du contrat auquel vous avez consenti.
Dans le cadre des autoformations, vos données personnelles sont utilisées lors de la création de votre espace membre via l'application Système IO pour y accéder.
Pour nos services de coaching, vos données personnelles sont utilisées lors de la création de votre espace membre via l’application Système IO, puis lors de la réservation des créneaux de coaching via l’application Calendly qui est connectée à Zoom pour générer de manière automatique des liens de visioconférences.
La personne coachée accède via un lien Microsoft Form à un questionnaire en ligne qu’elle doit remplir au plus tard la veille de la première séance de coaching. Lors de cette première séance (et des suivantes), la personne coachée coche dans une fenêtre pop-up l’autorisation d’enregistrement de la séance via Zoom.
À la fin de la séance, Nous procédons à l’envoi d’un lien pour accéder à un fichier partagé One Drive de Microsoft dans lequel les replays Zoom (vidéos) seront regroupés. Vous pouvez télécharger les replays Zoom, pendant une durée maximale de 60 jours, puis nous procèderons à leurs suppressions définitives.
Toute autre utilisation de votre image et de votre voix est expressément exclue, sauf avec votre accord exprès.
Nous pouvons collecter des données personnelles afin d’élaborer des statistiques liées à nos services ainsi que pour assurer la sécurité informatique de ceux-ci. Nous avons alors un intérêt légitime à traiter vos données qui est justifié, équilibré et ne vient pas porter atteinte à votre vie privée.
Sauf exception, vous pouvez à tout moment vous opposer à un traitement basé sur l'intérêt légitime en nous le signalant.
Nous pouvons collecter vos données personnelles afin de respecter la réglementation française.
Dans ce cas, le traitement est justifié par application de la loi.
Lorsque vous vous connectez à notre Site, nous implantons aussi des cookies uniquement afin de faciliter votre navigation. À ce sujet nous vous invitons à consulter plus spécialement notre rubrique Cookies ci-dessous.
Lorsque vous vous connectez à nos pages Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, vos données personnelles sont aussi collectées par ces réseaux sociaux.
À ce sujet nous vous invitons à consulter plus spécialement notre rubrique réseaux sociaux ci-dessous.
Le traitement de vos données personnelles est justifié par différents fondements (base légale) en fonction de l'usage que nous faisons des données personnelles.
Vous trouverez ci-dessous (section 7) les bases légales et durées de conservation que nous appliquons à nos principaux traitements.
5/ Quelles sont les données personnelles que nous collectons ?
Lors de vos demandes d’information sur nos Services, nous collectons de manière obligatoire votre email et, de manière optionnelle vos nom et prénom.
Lorsque vous souscrivez à nos services, nous collectons de manière obligatoire, vos nom et prénom, votre adresse postale, votre date de naissance, votre email, des informations sur votre mode de paiement, éventuellement, de manière facultative, des informations sur votre parcours et votre expérience professionnelle.
Lorsque vous participez à nos sessions de coaching à distance, nous collectons votre image ainsi que votre voix.
Dans le cadre de votre navigation sur notre Site et l’utilisation de nos Services, afin de garantir leurs sécurités et leurs bonnes exécutions, nous mettons en place des mesures de traçabilité (journalisation des accès), ainsi que l’enregistrement de certaines données (identifiant, date et heure de connexion, adresse IP, données de connexions et données de navigation) et nous procédons à leurs conservations. C
es données sont collectées automatiquement du fait de vos actions sur notre Site.
6/ Qui sont les destinataires des données personnelles collectées
Le personnel de Clear Mind Factory a accès à vos données personnelles ainsi que nos sous-traitants, dont la liste figure ci-dessous :
a/ L’hébergeur de notre Site : IONOS SARL, 7, place de la Gare, BP 70109, 57200 Sarreguemines Cedex, 431 303 775 RCS Sarreguemines, tél. : 0970 808 911, info@IONOS.fr
b/ Les services de paiement en ligne PayPal (www.paypal.com ) & Stripe (https://stripe.com/)
Pour obtenir des renseignements sur les modalités de traitement de vos données par PayPal et sur vos droits, consultez les conditions ici : https://www.paypal.com/webapps/mpp/ua/privacy-full
Pour obtenir des renseignements sur les modalités de traitement de vos données par Stripe et sur vos droits, consultez les conditions ici : https://stripe.com/fr/privacy
c/ Dans le cadre de nos services de coaching, nous utilisons les applications suivantes, pour lesquelles nous vous remercions de consulter leurs propres politiques de confidentialité :
d/ Nos pages sur les réseaux sociaux Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn : Merci de consulter notre rubrique sur les réseaux sociaux (sect.8)
7/ Durée de conservation de vos données personnelles par Clear Mind Factory
Finalité du traitement
Base légale
Durée de conservation
Observations utiles
Exécution de nos Services
Contrat
5 ans à compter de la dernière activité
Un client est actif par exemple lorsqu'il procède à un achat ou se connecte à son compte.
Collectes d’images et de sons lors du coaching
Contrat et votre consentement
60 jours
À l’issue de ce délai, ces données seront définitivement supprimées.
Connaissance client et analyse statistique de nos clients
Contrat
5 ans
Nous analysons les données à des fins d'analyse de notre activité et à des fins statistiques
Prospection et réponse à des demandes d’information
Intérêt légitime et consentement
3 ans à compter de la dernière activité
Publicité ciblée / profilage publicitaire au bénéfice de tiers
Cookies publicitaires
Consentement
13 mois à compter du dépôt des cookies publicitaires
Nous ne collectons aucune donnée personnelle directement à des fins de publicité. Toutefois, lors de l’utilisation de nos Services, certaines applications tierces sont susceptibles d’implémenter des cookies de ce type. Vous pouvez gérer les cookies publicitaires lors de la connexion à ces services tiers dans le gestionnaire de cookies ou signaler à tout moment votre opposition à l'utilisation des données à des fins de profilage publicitaire.
Prévention de la fraude et sécurité informatique
Intérêt légitime
3 ans
Vous pouvez à tout moment présenter vos observations.
Conservation des données de carte bancaire suite à un paiement ponctuel
Loi / contrat
15 mois - article L133-24 du Code monétaire et financier
Vos données bancaires sont conservées par un prestataire de paiement sécurisé. Nous n’avons pas accès à ce type de données.
8/ L’utilisation de vos données personnelles par les réseaux sociaux
Lorsque vous vous connectez à nos différentes pages sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn), vos données personnelles sont exploitées par ceux-ci.
Nous vous invitons à consulter les politiques de protection des données personnelles des réseaux afin de prendre précisément connaissance des informations qui sont collectées par ces tiers.
Vous pourrez également paramétrer directement sur les réseaux sociaux l'accès et la confidentialité de vos données.
9/ La collecte de données personnelles par des cookies lors de l’utilisation de nos Services
Notre Site ainsi que les réseaux sociaux et les applications tierces traitent vos données personnelles grâce à des cookies et autres traceurs. Ceux-ci ont pour but de collecter des informations personnelles vous concernant pour faciliter votre navigation, pour vous proposer des contenus et publicités personnalisés ou pour réaliser des statistiques de visites. Les cookies sont déposés et/ou lus lors de la consultation de notre Site web, et ce, quel que soit le type de terminal utilisé : ordinateur, smartphone, tablette numérique.
Selon les types de cookies utilisés, votre consentement est nécessaire ou non :
Notre Site implante sur vos terminaux des cookies techniques et fonctionnels.
Ces cookies sont nécessaires à la fourniture de nos Services ou visent à permettre ou faciliter la communication par voie électronique.
Il s’agit de cookies nécessaires au fonctionnement de notre Site web et de nos Services, de cookies de lutte contre la fraude et nécessaire à notre sécurité informatique (par exemple pour sécuriser l’authentification de votre accès à nos Services).
Ces cookies ne nécessitent pas votre consentement, mais des réglages de votre navigateur peuvent les bloquer, avec des effets potentiellement négatifs pour le fonctionnement de notre Site et de nos Services.
La durée de vie des cookies qui ne nécessite pas votre consentement est limitée à une durée de treize mois, et les informations collectées par l'intermédiaire de ces cookies sont conservées pour une durée maximale de vingt-cinq mois.
- Les Cookies nécessitant votre consentement exprès :
Certains cookies nécessitent votre information préalable et le recueil préalable de votre consentement avant leurs implémentations sur votre terminal.
Certaines applications tierces utilisées sur notre Site et les réseaux sociaux sont amenés à déposer ces types de cookies, mais notre Site ne dépose pas de cookies de ce type. Il s’agit des cookies dont les finalités sont l’analyse de votre profil et vos centres d’intérêt sur Internet. Ils visent à vous fournir des publicités et des contenus personnalisés. Ils permettent aussi des mesures d’audience et de performance.
Ces cookies déposés par des tiers sont également soumis à leurs propres politiques de confidentialité en complément de la présente politique de confidentialité. Nous vous recommandons la consultation de ces politiques de confidentialité pour plus d’information.
Lors de vos connexions à ces services, vous pouvez accepter l’ensemble des cookies nécessitant votre consentement ou paramétrer vos choix dans le gestionnaire de cookies et refuser les cookies non nécessaires.
10/ Transfert de données personnelles hors de l’Union européenne
Vous êtes informé que des données vous concernant peuvent être communiquées lors de l’utilisation des réseaux sociaux et d’application de tiers à des sociétés situées hors de l’Union européenne, en particulier vers les USA.
Préalablement au transfert hors Union européenne, ces réseaux sociaux et sociétés prennent les mesures nécessaires pour sécuriser de tels transferts.
Si vous ne souhaitez pas effectuer de tels transferts hors de l’Union européenne, il convient de paramétrer les cookies dans les outils de gestion de cookies de ces sociétés ou de ne pas recourir à leurs services.
11/ Nos mesures de sécurité – confidentialité
Clear Mind Factory accorde une importance particulière à la protection de vos données à caractère personnel.
C’est pourquoi, outre les mesures de sécurité et de confidentialité mises en œuvre, l’accès et le traitement de vos données est réservé au seul personnel de Clear Mind Factory, ainsi, le cas échéant, qu’aux prestataires chargés de l’hébergement et de la maintenance de notre Site Internet ainsi qu’à notre fournisseur d’application pour l’utilisation de nos Services à distance.
Nous veillons strictement à ce que les données recueillies ne soient jamais détournées ou utilisées à d’autres fins.
Nous mettons en place des mesures de sécurité organisationnelles et techniques pour préserver la confidentialité de vos données. Le niveau de sécurité est adapté aux risques soulevés par les traitements que nous mettons en place.
Nos mesures de sécurité reposent :
- Sur le contrôle d'accès de notre personnel,
- La mise en place de mesures de traçabilité (journalisation des accès), l’enregistrement de données (identifiant, date et heure de connexion, etc.) et leur conservation,
- Des mesures de protection des logiciels (antivirus, mises à jour et correctifs de sécurité, tests),
- Le chiffrement des données (Site accessible en HTTPS, utilisation de TLS).